Probusclub Het Bolwerk

Huishoudelijk Reglement Probusclub Het Bolwerk (clubnummer 238, opgericht 11 januari 1993, KvK nummer 83483985))

Artikel 1 – Procedure van aanmelding en toelating tot lid

1. 1.1.  Ieder lid van de club kan op persoonlijke titel iemand polsen om lid te worden. Hij kan die persoon strikt vertrouwelijk inzage geven in de ledenlijst en het jaarprogramma.
2. 1.2.  Het voorstellen van de kandidatuur van een mogelijk nieuw lid vereist een voordracht door twee leden. Zij doen van een mogelijke kandidaat – die niet al kandidaat-lid kan zijn van een van de andere in de gemeente Bergen op Zoom gevestigde Probusclubs – strikt vertrouwelijk mededeling aan de secretaris door schriftelijk of via e-mail de naam en een korte omschrijving van de persoonsgegevens (een curriculum vitae is niet vereist) te melden. Indien daarvan sprake is, wordt zo mogelijk reeds dan melding gemaakt van randvoorwaarden die de desbetreffende persoon stelt bij een eventuele aanvaarding van het lidmaatschap.
3. 1.3.  De secretaris zendt binnen twee weken na ontvangst van de voordracht aan alle leden per vertrouwelijke e-mail de naam en de korte omschrijving van de persoonsgegevens van de voorgedragen kandidaat met het uitdrukkelijke verzoek om vertrouwelijke behandeling van de gegevens.
4. 1.4.  Ieder lid kan binnen twee weken na ontvangst van het onder 1.3. bedoelde e- mailbericht bij de secretaris per e-mail of schriftelijk vertrouwelijk bezwaar maken tegen de voorgestelde kandidatuur.
5. 1.5.  Indien twee of meer leden bezwaar maken tegen de voorgestelde kandidatuur zal de voorgestelde persoon niet als (mogelijk) lid worden toegelaten.
6. 1.6.  Indien één van de leden bezwaar maakt tegen de voorgestelde kandidatuur nodigt het bestuur dat lid uit zijn bezwaar vertrouwelijk te beargumenteren. Na het horen van dat lid neemt het bestuur een beslissing over de redelijkheid van het bezwaar en doet het tijdens een volgende ledenvergadering het voorstel om met de voorgedragen persoon de procedure al dan niet voort te zetten.
7. 1.7.  Indien geen van de leden bezwaar heeft gemaakt, wordt met de voorgedragen persoon de procedure voortgezet.
8. 1.8.  Die voortzetting behelst een wederzijdse kennismaking gedurende drie reguliere bijeenkomsten. Als de kandidaat daarna te kennen geeft lid te willen worden van de club en er niet gebleken is van opgekomen zeer zwaarwegende bezwaren daartegen, zal de betrokkene zo spoedig mogelijk worden geïnstalleerd door de voorzitter tijdens een reguliere bijeenkomst.
9. 1.9.  Indien de kandidaat met betrekking tot zijn toetreden (alsnog) randvoorwaarden stelt, worden deze buiten zijn aanwezigheid in een bijeenkomst besproken en wordt door de ledenvergadering beslist over de aanvaardbaarheid van die voorwaarden en daarmee over de toelating als lid.
10. 1.10.  Deze zelfde procedure is ook van toepassing als een persoon die elders lid is van een – niet in Bergen op Zoom gevestigde – Probusclub, op eigen instigatie vraagt lid te mogen worden van de club.

1.11. Een kandidaat die wil overkomen van een van de in Bergen op Zoom gevestigde Probusclubs moet, alvorens de toelatingsprocedure kan starten, een gesprek hebben met twee bestuursleden die de kandidatuur in een ledenvergadering bespreken.

Artikel 2 – Buitenleden en partners van overleden leden

1. 2.1.  Een lid dat vanwege bijzondere omstandigheden niet meer kan deelnemen aan de bijeenkomsten van de club, kan, als hij dat te kennen geeft aan het bestuur, als buitenlid verbonden blijven aan de club. Hij betaalt geen contributie.
2. 2.2.  De partner van een overleden lid kan, als die dat te kennen geeft aan het bestuur, verbonden blijven aan de club.

Artikel 3 – Bestuur

1. 3.1.  De voorzitter leidt de reguliere bijeenkomsten en representeert de club bij officiële gelegenheden. Zo dikwijls hij dit nodig acht roept hij in overleg met de overige bestuursleden bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen alsmede reguliere bijeenkomsten bijeen.
2. 3.2.  De secretaris neemt kennis van alle ingekomen stukken en brengt deze ter kennis van de bestuursleden en/of de overige leden. Hij is belast met het voeren van de correspondentie en met het maken van de notulen van de reguliere bijeenkomsten.
   In het jaarverslag doet hij verslag van de activiteiten in het afgelopen jaar. Uitnodigingen voor bestuursvergaderingen en reguliere bijeenkomsten worden tijdig door hem verzorgd.
3. 3.3.  De penningmeester voert het beheer over de gelden en de geldswaarden.
   Hij draagt zorg voor het innen van de contributie en is gerechtigd tot het verrichten van alle financiële handelingen.
   In het jaarverslag brengt hij, na overleg in het bestuur, verslag uit over de financiële positie in het afgelopen jaar, waarbij hij er voor zorgt dat alle te dezer zake relevante bescheiden vooraf zijn gecontroleerd door de controlecommissie als bedoeld in artikel 12 lid 3 van de statuten.
   Hij stelt ook de begroting voor het komende boekjaar aan de orde.
4. 3.4.  De voorzitter wordt benoemd voor de periode van één jaar en wordt opgevolgd door de inkomend voorzitter. Op voordracht van het bestuur vindt de aanwijzing van de inkomend voorzitter plaats ongeveer halverwege het lopende verenigingsjaar.
   De secretaris en de penningmeester worden benoemd voor de periode van drie jaar en zijn direkt in hun functie herkiesbaar voor een volgende termijn van drie jaar.

Artikel 4 – Programmacommissie

1. 4.1.  De programmacommissie bestaat uit twee leden, te weten een programmacommissaris, die voor één jaar wordt benoemd, en een inkomend programmacommissaris, die hem na één jaar automatisch opvolgt.
2. 4.2.  Ongeveer halverwege het lopende verenigingsjaar heeft het bestuur een aanbeveling voor een nieuw lid van de programmacommissie en legt deze aanbeveling voor aan de leden tijdens een reguliere bijeenkomst.
3. 4.3.  De programmacommissie is verantwoordelijk voor het opstellen en het organiseren van het programma inclusief de excursies met de bijbehorende begroting.

Het programma dient minstens drie maanden vooruit volgeboekt te zijn en met de bijbehorende begroting met het bestuur te worden besproken en vastgesteld. Wijzigingen in het programma worden zo spoedig mogelijk via de secretaris aan de leden bekend gemaakt.

4. 4.4.  De programmacommissie levert de tekst aan voor de website, de lezingen, de excursies en de andere activiteiten.
5. 4.5.  De programmacommissie staat open voor inbreng en adviezen van de leden. De invulling van het programma is een gezamenlijke inspanning van de leden.
6. 4.6.  Voor speciale gelegenheden, zoals het organiseren van een Interprobus-bijeenkomst of een lustrum, worden speciale commissies benoemd.

Artikel 5 – Website

De beheerder van de website, die door de ledenvergadering voor onbepaalde tijd wordt aangewezen, beheert de website en verwerkt de mutaties hiervan.

Artikel 6 – Aansprakelijkheid

1. 6.1.  Activiteiten, zoals bijvoorbeeld deelname aan excursies, zijn altijd voor eigen rekening en risico van de deelnemer.
2. 6.2.  Het bestuur zal zich er van vergewissen dat georganiseerde excursies voldoen aan de eisen van veiligheid en de door de overheid opgestelde voorschriften.

Artikel 7 – Contributie

1. 7.1.  Het bestuur stelt tijdig op voorstel van de penningmeester het bedrag van de contributie voor het komende verenigingsjaar vast.
2. 7.2.  De contributie dient te worden voldaan binnen één maand na bericht hierover van de penningmeester.
3. 7.3.  Nieuwe leden betalen contributie naar rato van het aantal maanden lidmaatschap in hun eerste verenigingsjaar.
4. 7.4.  Extra kosten ten gevolge van excursies en nieuwjaarsbijeenkomsten worden over de deelnemers hoofdelijk omgeslagen.

Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van 02-08-2021 en ondertekend door J.W.M. Hutten, voorzitter, en G.C.A.M., Asselbergs, secretaris, op 02-08-2021.

De voorzitter w.g.

J.W.M. Hutten

De secretaris w.g.

G.C.A.M. Asselbergs